In der täglichen Betriebsroutine müssen Lieferscheine bei der Warenabholung manuell unterschrieben, gesammelt, eingescannt und archiviert werden. Dieser Prozess ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig und beeinträchtigt einen reibungslosen Ablauf. Lieferscheine können verloren gehen, beschädigt werden oder landen im falschen Ordner.
Zusätzlich entstehen Verzögerungen, wenn unterschriebene Dokumente erst später ins System eingepflegt werden, wodurch wichtige Informationen nicht sofort verfügbar sind. Dies führt zu Problemen bei der Nachverfolgung, erhöht den administrativen Aufwand und kann im schlimmsten Fall sogar rechtliche oder buchhalterische Schwierigkeiten verursachen.
Um diese Herausforderungen zu lösen, setzen wir auf eine digitale Abholtheken-App, die den gesamten Unterschrifts- und Archivierungsprozess automatisiert. Anstatt einen physischen Lieferschein auszudrucken, zu unterzeichnen und später zu digitalisieren, unterschreiben Kunden direkt auf einem Tablet.
Nach der Unterschrift wird das Dokument automatisch in ein digitales Archivsystem übertragen, ohne dass manuelle Nachbearbeitung erforderlich ist. Die App sorgt dafür, dass alle Lieferscheine in Echtzeit gespeichert und jederzeit abrufbar sind. So können Unternehmen ihre Prozesse nicht nur beschleunigen, sondern auch Fehlerquellen eliminieren.
Dank dieser digitalen Lösung entfällt das aufwendige Scannen und Ablegen von Papierdokumenten. Alle unterschriebenen Lieferscheine sind strukturiert abgelegt und können bei Bedarf sofort gefunden und weiterverarbeitet werden – sei es für interne Prüfungen, Buchhaltung oder Kundenanfragen.
Durch den Einsatz dieser digitalen Lösung sparen Unternehmen bis zu 60 % der Zeit, die bisher für das manuelle Verwalten, Scannen und Archivieren von Lieferscheinen aufgewendet wurde. Die Dokumente sind sofort verfügbar, vollständig digitalisiert und sicher abgelegt, sodass Suchzeiten und verlorene Lieferscheine der Vergangenheit angehören.
„Unsere Kunden unterschreiben direkt auf dem Tablet, und die Dokumente werden sofort im System archiviert. Keine verlorenen Lieferscheine, kein manueller Aufwand – dafür maximale Effizienz und wertvolle Zeitersparnis für unser Team!“
Michael Lehnen, Geschäftsführer HEES + PETERS