Die Geschäftsführung, der erfolgreiche Außendienst und eine exzellente Kundenberatung sind auf umfassende, stets aktuelle Informationen angewiesen – eine fortlaufende Herausforderung für den Großhandel, um heute und morgen am Markt konkurrenzfähig zu bleiben.
Durch das schnelle Klicken in Insight Studio spare ich viel Zeit bei genau diesen Abfragen – ich würde sagen das sind etwa 25-30% Zeitersparnis! Wenn man das in Euro umrechnet, hat sich die Insight Studio Lösung für Hengst Kessler alleine schon durch die sinnvolle Nutzung der Außendienstler mittlerweile schon lange amortisiert!
Hengst-Kessler
So stand auch unser Kunde Hengst-Kessler aus Lörrach, Großhändler für Präzisions-Werkzeuge und Industriebedarf, mit seinen rund 40 Mitarbeitern vor der folgenden Frage:
Wie können GF und Außendienst dauerhaft, flexibel und schnell an strukturierte Zahlen, Daten, Fakten für die strategischen Geschäftsprozesse herankommen?
Lesen Sie dazu unser Interview mit Hannes Jaekel (Vertriebsleitung und Prokurist) und Alexander Eckert (Vertrieb) von Hengst Kessler:
Hallo die Herren und vielen Dank für Ihre Zeit zuerst einmal von unserer Seite.
Wie kam man denn überhaupt bei Hengst-Kessler auf die Idee mit Power BI?
Hr. Jaekel: Wir brauchen für unseren Vertrieb und die Geschäftsleitung eine Lösung, bei der Daten nicht manuell gepflegt, sondern aufbereitet “on demand” aus dem ERP abgerufen werden können. Da sich eNVenta ERP primär um die effiziente Abbildung von Prozessen kümmert, haben wir für die strategische Sicht von Oben nach einer BI-Lösung gesucht.
Diese Lösung hat Hengst-Kessler als Pilotkunde für das neue Produkt Insight Studio auf Basis Microsoft Power BI in Zusammenarbeit mit ihrem langjährigen ERP Partner ERP Novum und Benjamin MAHN-IT Consulting geschaffen. So kam von Benjamin Mahn der wertvolle Input, sämtliche Auswertungen aus einer Datenbank mit Hilfe einer BI-Lösung am Ende wesentlich schneller und flexibler abbilden zu können.
Der Wunsch des Außendienstes und der Geschäftsleitung nach schnell zugänglichen Informationen und Auswertungen führte letztlich zu der gemeinsamen Entscheidung eine BI-Lösung zu schaffen. Die Wahl für das Werkzeug fiel sehr schnell auf den Marktführer Microsoft Power BI.
Aus der anfangs individuellen Lösung wurde auf Basis der für Kunden generell identifizierten Mehrwerte gemeinsam mit ERP Novum der generelle Bedarf einer BI Lösung am Markt erkannt und gemeinsam mit Insight Studio eine Standard-Lösung geschaffen, welche für alle ERP Kunden Mehrwerte bringt.
Was hat sich Hengst-Kessler von der Insight Studio Lösung versprochen?
Hr. Eckert: Ein großes Plus an Flexibilität: für uns war extrem wichtig, dass man jederzeit auf sämtlichen Geräten die Berichte auch mobil zur Verfügung stehen hat als Geschäftsführung, Vertriebsleitung oder auch als einzelner Außendienstler für seine Kundenauswertungen. Die benötigten Informationen können jederzeit kinderleicht ohne komplexe SQL Abfragen im ERP eingesehen oder abgerufen werden.
Folgende konkret messbare Ziele setzte man sich bei der Umsetzung des Projektes:
- einfache Bedienung
- vorgefertigte Abfragen
- Auswertungen überall „dabei haben“
- Darstellung der Auswertungen in “schön”
- Bestehender “Statistikgruppen Report” – das war mit der Hauptgrund für Power BI! Dieser sollte in der neuen Lösung umfangreich und flexibel umgesetzt werden!
- Dashboards für Monitoring von unterwegs, um eine Übersicht über das Unternehmen zu erhalten. (für die Geschäftsleitung-> Gesundheitszustand des Unternehmens)
- Übersicht zur Lagersituation
Wieso hat man sich denn am Ende für die Insight Studio Lösung entschieden? Was waren Ihre Entscheidungskriterien?
Herr Jaekel: Die Entscheidung wurde maßgeblich aufgrund folgender Kriterien getroffen:
Der Vorteil für die betroffenen Kollegen ist die gestiegene Flexibilität bei ihren wiederkehrenden, aber auch spontanen Abfragen.
Des Weiteren wird keine aktive VPN Verbindung für die Auswertungen des Außendienstes aus Insight Studio benötigt. Die Daten liegen in der Cloud und werden über den persönlichen Microsoft 365 Account abgerufen. Somit können die Daten bequem auf dem Handy oder Tablet weltweit 24/7 abgerufen werden.
Für Vertriebsleitung und Geschäftsführung ist dieser Mehrwert an Flexibilität von Beginn an deutlich spürbar gewesen – aufgrund der Möglichkeit des mobilen Einsatzes auf Laptops, Tablets und Handys war man von dieser Lösung von Anfang an überzeugt.
Fazit: Unsere Arbeitsweise im Außendienst lässt sich heute als luxuriös und komfortabel bezeichnen.
Wie ist das Projekt chronologisch verlaufen?
Hr. Eckert: Nach unserem Umstieg bei Hengst Kessler auf eNVenta ERP gab es im Jahr 2019 einen ersten Austausch mit Benjamin Mahn wegen zusätzlich gewünschter Berichte und Auswertungen. Die Entscheidung für ein Projekt wurde schnell getroffen und Live war man dann schon in Anfang 2020 mit der ersten individuellen BI-Lösung.
Die Umsetzung mit Benjamin Mahn verlief reibungslos – wie immer – da wollen wir ihm und unserem ERP Partner EPR Novum ebenfalls für die guten Tipps, das sofortige fachliche Verständnis und die dauerhafte Prozessberatung danken. Dies bringt Hengst Kessler Stück für Stück immer weiter nach vorne in der digitalen Transformation des Unternehmens.
Es ist kein Übersetzer zwischen uns und den Entwicklern notwendig. Unsere Anforderungen und Ideen werden auf Augenhöhe diskutiert und lösungsorientiert umgesetzt. Durch das gemeinsame Prozess Know-How aller Partner wissen sämtliche Beteiligten jederzeit, worüber geredet wird, ohne große Erklärungen zu benötigen.
Wofür wird Insight Studio denn bei Hengst Kessler heute tatsächlich genutzt?
Hr. Jaekel: Im Laufe des Projektes stellte sich heraus, dass die Lösung in den Bereichen Usability, Anpassbarkeit, Interaktivität viel mehr liefert und viel mehr leistet, als vorab erwartet wurde.
Die Lösung und das Projekt haben die Erwartungen bei sämtlichen Kollegen weit übertroffen, das führt zu einer sehr hohen Akzeptanz der Lösung.
Bis heute ist mit Insight Studio bereits folgendes umgesetzt:
Die Besprechungen der Geschäftsleitung werden bei Hengst-Kessler mittlerweile ohne das ERP-System und nur noch mit Insight Studio abgehalten!
Die Gebietsverkaufsleiter sind sogar mittlerweile als bewährter Standard nur noch mit Tablet + Insight Studio unterwegs! Der Vertriebler nutzt Insight Studio für seine Zahlen also für die eigenen Kunden jedes Vertrieblers, also wo gibt es ein Plus oder ein Minus in welchen Produktbereichen. Man kann mit Insight Studio auch mal beim Kunden drinsitzen, spontan und schnell die jeweiligen Umsatzzahlen pro Kunde oder Produktbereich aufmachen und sagen „so und so schaut’s aus!“
Unsere Auftragsstruktur lässt sich sehr einfach prüfen – gerade in Hinblick auf den eCommerce Anteil bei den Umsätzen. Damit meine ich, wie hoch ist der Anteil an eCommerce Umsatz bei bestimmten Artikeln je Vertriebs-Kanal – laufen über den Shop bestimmte Artikel mehr oder besser als über den klassischen Außendienst? Solche Dinge können wir heute in Windeseile auswerten.
Hr. Eckert: Ein weiterer Bericht ermöglich zum Beispiel Lagerauswertungen: wie groß ist die durchschnittliche Liegezeit der Artikel oder wie sieht es denn bei der Umschlagshäufigkeit im Lager aus?
Wir haben in Insight Studio mittlerweile eine Funktion hinterlegt, welche uns sagt, was alles im Faktura-Vorrat steckt und im Umkehrschluss auch, welche Aufträge sind (noch nicht) komplett geliefert oder (noch nicht) fakturiert?
Der Auftragseingang ist bei uns auch ein wichtiges Thema – da schauen wir fast nur noch ins Power BI. Ein Abgleich der Auftragseingänge des jeweiligen Vortages, also die Planzahl und die tatsächlichen Ist-Aufträge erfolgt, um am Ende auch täglich den Monatsumsatz im Blick zu haben.
Auch ein Vergleich von Warengruppen– oder Produkt-Bereichen geht flott von der Hand. Man kann als Vertrieb relativ schnell erkennen, wo es besondere Stärken oder auch Abweichungen nach unten gibt und dann den Kunden sehr gezielt darauf ansprechen.
Hr. Jaekel: Wir nutzen zudem als Geschäftsführung ein BI-Dashboard, das uns Warengruppe, Monatsumsätze, Ertrag, Umsatz im Vergleich zum Vorjahr und weitere Kennzahlen auf einen Blick anzeigt.
Auch eine Integration von zusätzlichen Daten via Excel ermöglicht Insight Studio jederzeit problemlos. So können wir als Kunde selbstständig Zusatzdaten pflegen, ohne jeglichen Aufwand seitens der beteiligten Dienstleister.
Der weitere Ausblick, also die Roadmap, sieht wie folgt aus:
Die Lösung soll auf jeden Fall nach den ersten Erfolgen und der großen Begeisterung der Mitarbeiter bei Hengst Kessler noch weiter ausgebaut werden, hinsichtlich Lagerauswertungen, Rechnungswesen und Vertriebssteuerung.
Wir wollen in die Lösung außerdem noch einige FiBu Berichte reinpacken.
Lagerfunktionen sollen erweitert werden. Das bedeutet, wir wollen eine Differenzierung zwischen VD- (vordisponiert) und Normal-Lager auf einen Klick sehen können und dies bestenfalls sogar ausbauen auf das ganze Lager, um vollumfänglich auch das Lager besser tracken zu können und sich keine Ladenhüter auf Lager zu legen oder diese schneller abzuverkaufen.
Die Vertriebssteuerung soll weiter aufgebohrt werden. Der Wunsch ist an der Stelle, Strategiekunden besser auswerten zu können und fokussiert die jeweiligen Stärken ausbauen zu können.
Vorher gab es sehr, sehr lange Excel Vorbereitungszeiten für Meetings – das fällt jetzt wirklich komplett weg! Jeder weiß, bei einer falschen Formel sucht man plötzlich relativ lange nach dem Fehler. Außerdem birgt die Übertragung von Daten per Copy-Paste und das Anlegen von Excel Sheets immer eine weitere Fehlerquelle, welche nun komplett entfällt.
Ich habe auch keine Medienbrüche mehr mit vielen verschiedenen Excel Listen und dem Springen zwischen Excel und eNVenta ERP.
Geschäftsleitung und Außendienst Besprechung können sehr elegant gemeinsam die Kunden durchklicken und Warengruppen analysieren.
Die unglaubliche Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten ist für uns wirklich herausragend als Ergebnis des Insight Studio Projektes: es gibt bisher keinen Bericht, auch nicht den letzten etwas komplizierteren Wunsch von uns, den Mahn IT bisher nicht für uns bauen konnte. Da sind wir echt begeistert!
Die Berechtigungssteuerung auf Berichts- und Dateneben in Insight Studio wurde ideal umgesetzt.
Effektiv bedeutet das: bestmöglicher Schnellzugriff auf sämtliche Zahlen, Daten, Fakten für Unternehmensleitung und Vertrieb bei Hengst-Kessler!
Für die erwähnten todos müssen wir dann demnächst wieder mit Mahn IT und ERP Novum ins Gespräch gehen.
Welche messbaren Mehrwerte existieren durch die Nutzung von Insight Studio heute?
Hr. Jaekel: Die Vorbereitung auf Meetings mit Excel Tabellen erstellen oder Zahlen aus dem ERP ziehen fällt für mich als Vertriebsleiter vor den Geschäftsführungs- oder Vertriebsmeetings komplett weg. Das spart ungeheuer viel Zeit!
Durch das schnelle Klicken in Insight Studio spare ich viel Zeit bei genau diesen Abfragen – ich würde sagen das sind etwa 25-30% Zeitersparnis! Wenn man das in Euro umrechnet, hat sich die Insight Studio Lösung für Hengst Kessler alleine schon durch die sinnvolle Nutzung der Außendienstler mittlerweile schon lange amortisiert!
Hr. Eckert: Spannend, dass Sie fragen – ein Außendienst-Kollege teilte mir gerade heute erst am Telefon mit: „Auswertungen mache ich grundsätzlich nur noch mit Insight Studio!!“
Herr Jaekel, Herr Eckert, vielen Dank für Ihre Zeit und den interessanten Austausch!